Zakelijke Evenementen Organiseren – Waar Moet je op Letten?

Er is van alles mogelijk onder de noemer evenement en elke vorm kent zijn eigen do’s en don’ts en komt met zijn eigen checklist. Welke content geschikt is, is weer afhankelijk van de doelgroep en doelstelling. Wat ze allemaal gemeen hebben is het bijdragen aan het opbouwen van een duurzame relatie met externe klanten of het eigen personeel.

Internet en social media heeft er voor gezorgd dat het steeds belangrijker is geworden om duurzame relaties op te bouwen en live contact draagt daar heel sterk aan bij. Je schriftelijke communicatie kan nog zo sterk zijn, een live evenement verbindt en verrijkt je relatie op een geheel andere, en veelal sterkere, wijze.

Natuurlijk kan je het organiseren van je evenement uitbesteden aan een marketing bureau, maar je kunt het ook zeker zelf organiseren. Dit artikel zet een aantal belangrijke elementen voor je op een rijtje.

Soorten Evenementen

In het algemeen zijn er 2 typen te onderscheiden; een intern evenement en een extern evenement.

Intern Evenement

Een intern bedrijfsevenement (personeelsfeest) heeft een belangrijke functie in het communicatieproces, maar vooral ook in het motivatieproces. Naast motivatie vergroten, kan een intern bedrijfsevenement prima ingezet worden om het werkklimaat te verbeteren (teambuilding), het team te belonen (incentive), afscheid te nemen van collega’s (bijvoorbeeld wanneer ze met pensioen gaan) of om de betrokkenheid van personeel (company pride) te vergroten.

Het is belangrijk dat er een informele sfeer heerst. De gasten moeten zich thuis voelen en zich kunnen ontspannen. Als je team voornamelijk bestaat uit 50 +ers dan is het wellicht een minder geslaagd idee om te gaan paintballen of raften, terwijl bij een jonger team dat wellicht veel meer aanspreekt dan een museumbezoek of high tea. Het is daarom belangrijk de doelgroep goed in kaart te brengen. Ook interactie speelt een grote rol in het succes van het evenement. Laat mensen meebeslissen in het voortraject en laat mensen hun ervaringen/belevingen delen in bijvoorbeeld de nieuwsbrief.

Aandachtspunten in het organiseren

• Wat is de aanleiding voor het evenement?
• Wat is de collectieve en individuele beleving van het feest?
• Gelegenheid tot onderlinge communicatie
• Vermaken de deelnemers zichzelf of worden ze vermaakt?
• Wat is de aard van de activiteiten?
• Wil je iets geheel anders dan de vorige evenementen? Of is er sprake van eenheid/repeteereffect?
• Wat is het beschikbare budget?
• Wat zijn de beschikbare dagdelen?
• Mogen partners/kinderen mee?

Extern Evenement

Net zoals een intern evenement verschillende doelen en functies kan hebben geldt dat zeker ook externe bedrijfsevenementen. Denk bijvoorbeeld aan kennisoverdracht (eenrichtings- of tweerichtingsverkeer), een productlancering of product presentatie, bedrijfsopening, relatieversterkende bijeenkomsten of bijeenkomsten met zakelijke tussenpersonen of dealers.

Hieronder worden enkele voorbeelden en kenmerken van dit soort evenementen op een rijtje gezet:

Kennisoverdracht

Bij dit soort evenementen is een balans tussen zakelijk en informeel erg belangrijk. Vanzelfsprekend dient het zakelijk een hoog, innovatief, niveau te hebben dat zorgdraagt voor de gedegen kennisoverdracht. Het informele gedeelte moet bezoekers in staat stellen op een plezierige/ontspannen wijze verdere discussies te voeren, aanvullende informatie te verstrekken of persoonlijk ervaringen uit te wisselen. Elkaar informeel kunnen ontmoeten in de wandelgangen is een essentieel en gewaardeerd onderdeel, en vergeet ook niet (actieve) pauzes of interactie zodat gasten elkaar ook op ene andere manier kunnen leren kennen.

Bij meerdaagse, internationale, congressen wordt de organisatie vaak al jaren voor de datum opgestart. Sponsoring en donaties maken het financieel aantrekkelijk zo’n evenement bij te wonen. In Nederland worden initiatief nemers gesubsidieerd door de overheid.

Mogelijke voorbeelden van dit kennisoverdrachtsevenementen zijn:

• Congres

Dit is vaak een (meerdaagse) studiebijeenkomst waar een centraal thema door verschillende gezaghebbende (keynote) sprekers wordt behandeld. De uitwisseling van informatie tussen deelnemers onderling is van groot belang, denk aan postersessies of parallelprogramma’s. Congresgangers vormen meestal een internationaal gekleurd gezelschap van wetenschappers, deskundigen, en beroepsprofessionals.

• Symposium

Dit is vaak een korte, eendaagse studiebijeenkomst waarin een bepaald thema wordt behandeld. Denk bijvoorbeeld aan een forumdiscussie. Een symposium kan het technische of wetenschappelijk hart zijn van ene beurs of expositie waarbij het materiaal dat tentoongesteld wordt in de wandelgangen vaak een commercieel doel heeft (denk aan het promoten en verkopen van boeken). Bezoekers van ene symposium hebben vaak een academische/wetenschappelijke achtergrond of zijn vak experts.

• Seminar

Dit is een eendaagse studiebijeenkomst waarbij het ontvangen van informatie centraal staat. Ook is het kunnen stellen van vragen essentieel. Seminars zijn vaak klein in omvang en zijn de bezoekers geïnteresseerd in kennisoverdracht van gezaghebbende deskundigen.

• Workshop

Dit is een eendaagse werkbijeenkomst voor kleinere gezelschappen die met name gericht is op het overbrengen van vaardigheden. Het kan ook gebruikt worden om producten of diensten te demonstreren. Deelnemers worden vaak om zakelijke redenen uitgenodigd voor een workshop.

Dit soort evenementen zijn vaak groter van opzet en niet iedereen heeft daar de huisvesting voor. Het huren van een evenementenlocatie kan dan uitkomst bieden.

Kick-off meeting

Een kick-off meeting is een korte, pakkende presentatie met als doel de in- of externe doelgroep te informeren en motiveren bij de;

• introductie van een nieuw product
• start van een verkoopcampagne
• start van een incentive/motivatieprogramma
• afsluiting van het jaar (of de aanvang van het nieuwe jaar)

Dit soort evenement is heel zakelijk en erg compact. Het zal in het algemeen niet meer dan 2 uur in beslag nemen. Functionaliteit en informatieoverdracht zijn de hoofddoelen. De doelstellingen moeten kort en bondig gepresenteerd worden zodat de toehoorders de informatie goed tot zich kunnen nemen. Qua inhoud is de doelstelling leidend. In de meeste gevallen gaat het om een terugblik (sociaal, financieel of marketingtechnisch), of een preview (blik op de toekomst) met nauw omschreven budgetten en doelstellingen.

Aan directie en/of het management de taak om de inhoudelijke presentatie(s) te geven en te zorgen dat de corporate identity nadrukkelijk merkbaar is. Op deze manier worden de aanwezigen bewust beïnvloed en gestimuleerd. Dit soort evenement wordt bijna altijd afgesloten met het traditionele “hapje en drankje”.

Bedrijfsopening

Nieuwbouw is een goede aanleiding voor het organiseren van een evenement voor bijvoorbeeld afnemers, leveranciers, personeel of pers. Ze vinden vaak plaats wanneer de eerste paal de grond in is gegaan, als het hoogste punt is bereikt of als het gebouw officieel geopend wordt. Deze “lintjes knippen evenementen” worden veelal ingezet voor het;

• streven naar naamsbekendheid
• versterken van de relatie met klanten/leveranciers
• uitstralen van vertrouwen in de toekomst
• bevestigen of verbeteren van het imagobevestiging
• motiveren van personeel

Zorg er voor dat activiteiten rond nieuwbouw plaatsvinden in (of in de directe omgeving van) het nieuwe pand plaatsvinden. Met andere woorden; nodig relaties bij je “thuis” uit, dit bevordert het gevoel van eenheid/eigenheid. Het “lintje knippen” alleen zal niet voldoende zijn om indruk te maken. Zorg er dus voor dat het evenement creatiever wordt vormgegeven en een onvergetelijke beleving wordt zodat de doelstellingen zoals hierboven beschreven meer effect zullen hebben.

Dit filmpje van de opening van een metrohal in Amsterdam is een goed voorbeeld. Reizigers mogen zelf (onder het toeziend oog van de wethouder) het lintje doorknippen en de metro in gebruik nemen. Een interactieve, creatieve aanpak dat zeker gedeeld wordt via social media en nog meer gaat leven.

Product-, dienst-, bedrijvenpresentatie

Bij de introductie van nieuwe producten, diensten, of de oprichting van een bedrijf is een presentatiebijeenkomst onmisbaar. De presentatie moet in de eerste plaats motiverend zijn. Laat ruimte in het programma voor ontspanning (dit bevordert namelijk de maximale aandacht voor de presentatie, en dus ook voor het product) en laat te alle tijden het karakter van de onderneming doorstralen zodat het imago geaccentueerd kan worden. Is je product tastbaar? Laat het dan absoluut live zien. Bij een dienst is dat niet mogelijk maar dan kan een ludieke setting of audiovisuele hulpmiddelen uitkomst bieden. Ook hier weer kan er uitgeweken worden naar een evenementenlocatie mocht de eigen huisvesting niet de ruimte of sfeer bieden die benodigd is.

Hieronder staan een paar voorbeelden van presentaties die zich prima lenen om in een evenement onder de aandacht te brengen:

• De herintroductie van (vernieuwde/verbeterde) producten
• Herpositionering van een product
• Profilering van een nieuwkomer in een marktsegment

Relatieversterkende bijeenkomsten

Dit soort evenementen hebben als primair doel dat ze de relatie versterken tussen jouw bedrijf en je zakelijke relaties en dienen ze ook als hulpmiddel voor het onderhouden van contact. Er is veel ruimte voor onderling contact in een professionele setting met vaak een uitstraling van luxe en sfeer. Belangrijk is dat er voldoende mensen van het gastbedrijf aanwezig zijn als gesprekspartner. Dat men van “hetzelfde niveau” is, is dan wel handig anders kan het gesprek nog niet de diepte in gaan.

Relatieversterkende bijeenkomsten zijn globaal gezien in 2 soorten te verdelen; informele bijeenkomsten (waarbij niet over zaken wordt gesproken) en formele bijeenkomsten  (met een zakelijk en informeel gedeelte). Bij de informele bijeenkomst is een goede follow-up (waar dan wel over zaken gesproken wordt) van belang om de kans van slagen te vergroten. Voorbeelden van informele bijeenkomsten zijn:

• Periodieke zakenborrel
• Culturele en sportieve manifestaties in binnen- en buitenland bijwonen of sponsoren/organiseren en daarbij relaties uitnodigen
• Populaire “relatiesporten” zoals golfen of zeilen

Voorbeelden van formele evenementen zijn:

• Bijeenkomsten met zakelijke tussenpersonen of dealers waarin vaak prijzen of onderscheidingen worden uitgereikt (denk bijvoorbeeld aan de autobranche, oliemaatschappijen en producenten van kantoorapparatuur. Zij organiseren vaak dealerbijeenkomsten)
• Bedrijfsbezoeken aan vestigingen in binnen- en buitenland
• Congressen/symposia over nieuwe producten/diensten of ontwikkelingen in het vakgebied
• Product lanceringen

Evenementenlocatie kiezen

De ideale evenementenlocatie voldoet (of kan met kleine aanpassingen voldoen) aan alle criteria om het evenement succesvol te laten verlopen. Ligging, bereikbaarheid en parkeergelegenheid zijn essentieel. Maar ook sfeer, uitstraling en grootte zijn van belang in de overweging. Bezoek een aantal verschillende locaties en vergelijk ze met elkaar op bovenstaande punten. Je budget zal voor een groot deel bepalen wat er mogelijk is, maar laat ook je hart spreken. Is de locatie sfeervol of gezellig? Of is mogelijk om met kleine aanpassingen het gevoel van luxe of een andere uitstraling die je zoekt te bereiken?  Ga in ieder geval niet over een nacht ijs en neem de tijd om dit goed uit te zoeken.

Checklist evenementenlocatie

Er is veel om rekening mee te houden bij het kiezen van een geschikte evenementenlocatie. Zijn er bijvoorbeeld artiesten ingehuurd dan moeten er wel kleedkamers beschikbaar zijn, of duidelijkheid zijn over geluidsnormen en gebruikersrechten van muziek. Hieronder een (kleine) algemene checklist die kan helpen de juiste evenementenlocatie te vinden:

• Heeft de locatie de juiste sfeer? Of kan/mag je aanpassingen doen om de juiste sfeer/uitstraling te bereiken?
• Is de locatie goed bereikbaar en is de gemiddelde reistijd aanvaardbaar voor je gasten?
• Biedt de ruimte voldoende capaciteit? En is de indeling van de ruimtes gunstig/passend bij je doel?
• Zijn er genoeg kleinere ruimtes om parallelle sessies te organiseren?
• Is er voldoende (gratis) parkeergelegenheid bij (of dichtbij) de locatie? Of biedt de locatie wellicht een pendeldienst aan?
• Is de locatie toegankelijk voor mindervaliden?
• Zijn er voldoende toiletten? Reken op 1 toilet per 75 gasten.
• Biedt de locatie catering aan? Of zijn er faciliteiten voor de catering aanwezig?
• Is het mogelijk/verplicht vaste leveranciers of aanwezig materiaal af te nemen?
• Is er voldoende verwarming/airconditioning? Een ruimte warmt vaak (te) snel op zodra de gasten binnen stromen.
• Is er geluidsoverlast in de direct omgeving?
• Is het stroomnet voorzien op zwaar verbruik?

Begroting

Een begroting opstellen is een doorlopend proces. Iedere wijziging moet doorberekend worden. Het beste is om te starten met een globale inschatting van de verwachtte kosten. Vraag vervolgens offertes aan, zo wordt duidelijk of de gemaakte inschatting juist is of de plank misslaat. Met elke nieuwe offerte of aanpassing wordt het budget bijgeschaafd en herberekend. Komt het totaal bedrag boven budget uit? Dan zou kijken naar goedkopere alternatieven ene oplossing zijn, of in het ergste geval schrappen van elementen. Maar ook sponsoring van het evenement kan helpen om het budget te verhogen.

Checklist begroting

Hieronder volgt een (kleine) algemene checklist om in de begroting op te nemen:

• Denk o.a. aan; Website, Drukwerk, Marketing, Mobiele applicatie.
• Denk o.a. aan; Zaalhuur, Decoratie en inrichting, Bewegwijzering, Schoonmaak.
• Denk o.a. aan; Drank, Personeel, Bestek en tafellinnen, Bars/buffetten.

Mogelijkerwijs valt de catering onder verantwoordelijkheid van de evenementenlocatie zelf. Dan zal uiteraard die offerte hoger uitvallen omdat het dan 2 begrotingen in een bevat.

• Denk o.a. aan; Dagvoorzitters en keynote sprekers, Entertainment, Muziek, Auteursrechten BUMA, Activiteiten.
• Denk o.a. aan; Projectie, Plasma- /LCD-schermen, Microfoons, Licht- en geluidsinstallatie, Live-streaming diensten, Speciale effecten (vuurwerk).
• Denk o.a. aan; Floormanager(s), Veiligheidscoördinator, Parkeerwachters, Beveiliging, EHBO-team, Technici. Maar denk ook bijvoorbeeld aan tolken/vertalers.

Mogelijkerwijs valt de beveiliging, bijvoorbeeld, onder verantwoordelijkheid van de evenementenlocatie zelf. Houd daar rekening mee met het maken van de begroting, zodat dit niet dubbel ingecalculeerd wordt.

• Denk o.a. aan; Giveaways, Vergunningen en verzekeringen, Schade of diefstal, Portokosten, Afvalverwerking, Logistiek.
• BTW en belastingen
• Onvoorziene kosten. Houdt rekening met 10% van het totaal

Entertainment kiezen

Qua entertainment is er veel mogelijk in een programma, maar het moet wel passen bij de doelstelling en de doelgroep. Voor kennisoverdracht is een inspirerende spreker een idee. Maar ook het overwegen waard is het organiseren van een quiz tijdens de pauze voor wat meer interactie tussen de gasten. Naast het goed bewaken van doelstellingen moet ook het budget en praktische aspecten als vergunningen of last-minute afzeggingen niet uit het oog verloren worden. Hieronder volgt een (kleine) algemene checklist. Per optreden/evenement kan dit meer of minder omvatten.

Checklist Entertainment

• Zorg ervoor dat entertainment wordt opgenomen in het draaiboek. Wanneer begint welke act?, En wanneer eindigen ze?, Zijn er pauzes? Wie begeleidt de artiesten? Hoe laat is de soundcheck? etc.
• Vraag na bij de artiesten welke infrastructuur er nodig is
• Vraag na wat de persoonlijke wensen van de artiesten zijn
• Check of de stroomvoorziening op de evenementenlocatie voldoende is voor de hoeveelheid die de act nodig heeft
• Vraag tijdig een vergunning aan en breng Buma op de hoogte i.v.m. auteursrechten
• Is er voldoende beveiliging? Zeker als het bekende personen betreft is (extra) beveiliging belangrijk.
• Bespreek de mogelijkheid tot verlengen. Niets is vervelender dan een goed lopende act af te moeten kappen. Wat is er mogelijk, en hoeveel gaat dat kosten?
• Zijn er voldoende kleedkamers? Of kan je een ruimte tijdelijk veranderen tot kleedruimte?
• Zorg voor een goed alternatief. Wat als het regent? Wat als de act (op het laatste moment) afzegt?

Draaiboek

Een goede planning is het halve werk. Belangrijk is om goed de doelgroep in kaart te brengen. Een maandag is een rustige dag in de detailhandel en dus zeer geschikt voor een evenement. Een zaterdag, daar en tegen, is voor deze doelgroep minder geschikt. Ook een woensdag is wellicht niet de beste dag. Dit is toch de dag dat de meeste (parttime) medewerkers een vrije dag hebben om voor de kinderen te zorgen. Maar ook incidentele gebeurtenissen kan beter omheen gepland worden. Een zakelijk evenement organiseren wanneer het Nederlands elftal speelt op het WK is niet heel handig. De kalender is dus zeker een handig hulpmiddel.

Een draaiboek geeft een overzicht van alle activiteiten tijdens de uitvoeringsfase. Dit gaat dus niet over de voorbereidingsfase (uitnodigingen versturen, sprekers vinden etc.) maar echt over alle stappen in het klaar maken, uit voeren, en afronden van het evenement. Het draaiboek moet in ieder geval contactgegevens bevatten, welke partijen betrokken zijn bij het evenement, welke leveranciers of andere (hulp)organisaties meewerken. Na dit overzicht volgt het programma (wie, wat, waar, wanneer). Het draaiboek wordt afgesloten met bijlagen.

De bijlagen bevatten alle (huishoudelijke) informatie die nodig is tijdens het evenement. Denk aan (inventarisatie)lijsten, plattegronden, routebeschrijvingen, tekeningen en andere overzichten. Tijdig beginnen met het verzamelen van deze informatie is belangrijk.

Tips voor een goed draaiboek

• Lay-out. Zorg dat een draaiboek overzichtelijk, begrijpelijk, informatief en beknopt is. Het moet werkbaar zijn voor iedereen die een bijdrage levert aan het evenement.
• Meerdere draaiboeken. Het klinkt misschien wat overdreven, meerdere draaiboeken, maar naast het tot in de puntjes regelen van het evenement zelf heb je ook nog de op- en afbouw om rekening mee te houden. Het maken van een draaiboek voor die fases is geen overbodige luxe.
  • Opbouw: geeft een overzicht van het wat, waar, door wie en wanneer met betrekking tot het gereedmaken van de locatie, het aankleden van de ruimte(s), het voorbereiden van de catering en het huisvesten van je gasten
  • Evenement: dit is het meest uitgebreide draaiboek. Het is belangrijk per programmadeel alles zo volledig mogelijk uit te schrijven. Benoem ieder actiepunt, hoe klein ook. Immers, je kan het niet meer overdoen dus hoe beter de voorbereiding, hoe beter het resultaat wat je gasten mee naar huis nemen. Denk aan, de zaalcheck, het klaarzetten van goodiebags, zorgen voor water voor de sprekers, de dagvoorzitter begeleiden, etc.
  • Afbouw: tijd is geld dus de afbouw moet zo natuurlijk en vlekkeloos mogelijk verlopen. Dit draaiboek richt zich dan ook op het opruimen van de ruimte(s), gehuurde materialen retourneren, afbouwen van eventuele stands en het begeleiden van gasten wanneer ze vertrekken.
• Het tijdschema is het belangrijkste onderdeel van het draaiboek. Iedere actie wordt in chronologische volgorde weergegeven. De droom van elke perfectionist. Om meer overzicht te creëren kan je elke (groep) medewerker(s) ene eigen kleur geven. Eventueel kan je een checklistkolom maken om onderdelen af te vinken.
• Verkorte versie. Leveranciers stellen het op prijs als zij een beknopte versie van het draaiboek krijgen, met alleen relevante informatie. Op die manier hoeven ze niet het hele boekwerk door te spitten wat hen weer tijd (en geld) scheelt.

Praktische Tips

Verzekeren

Hoe gedetailleerd een planning ook is, er kan altijd iets misgaan. Een artiest wordt ziek, een bezoeker stelt je aansprakelijk of het evenement moet afgelast worden vanwege noodweer. Je evenement verzekeren beschermt tegen financiële gevolgen. Er zijn verschillende partijen die voor elk budget het evenement kunnen verzekeren. Neem dit onderdeel zeker mee in de begroting. De evenementenlocatie heeft wellicht zelf ook al verzekeringen lopen dus bespreek dit ook met hen zodat er niet dubbel verzekerd wordt.

Alcohol

In Nederland is het gebruikelijk dat er alcohol wordt geschonken op (zakelijke) evenementen. Mocht het evenement uit verschillende doelgroepen bestaan dan is het erg belangrijk rekening te houden met de alcohol wet. De boetes voor het schenken van alcohol onder de 18 zijn namelijk fors.

Zorg allereerst voor een ontheffing op artikel 35 van de Drank- en Horecawet (DHW) zodat u zwak alcoholhoudende dranken als bier en wijn mag schenken. Elke gemeente kan nog extra voorwaarden verbinden aan de ontheffing dus controleer dit voorafgaand goed en regel dit tijdig. Mocht er iets misgaan dan is de organisator te alle tijden verantwoordelijk. Kijk eens op nix18 voor handige tips of andere handige hulpmiddelen.

Let op: voor koken met alcohol is er geen ontheffing van de DHW nodig.